Términos y Condiciones de Afiliación para Conductores Independientes

Preámbulo

Entre, por una parte, Whatrack SAS, sociedad comercial constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, con domicilio principal en la ciudad de Manizales, en adelante "WhaTrack" o la "Plataforma"; y, por otra parte, la persona natural que completa el proceso de registro y acepta los presentes términos, en adelante el "Conductor" o el "Afiliado", se celebra el presente contrato de afiliación bajo las siguientes cláusulas:

Cláusula 1. Definiciones

• Plataforma WhaTrack: conjunto de aplicaciones tecnológicas (bot de WhatsApp, paneles web, app móvil) operadas por WhaTrack que permiten la intermediación entre Empresas y Conductores Independientes para servicios de mensajería y logística urbana.
• Conductor Independiente: persona natural verificada mediante KYC que opera de forma autónoma e independiente, que se afilia individualmente a WhaTrack para prestar servicios de mensajería y logística urbana utilizando su propio vehículo (moto, bicicleta, patineta eléctrica o ciclomotor).
• Empresa: persona jurídica o natural que solicita servicios de envío a través de la Plataforma WhaTrack.
• Servicio: solicitud de envío creada por una Empresa con origen, destino y mercancía a transportar, ejecutada por un Conductor Independiente.
• Subasta: modalidad, habilitada por ciudad, en la que el Conductor acepta el precio de la Empresa o hace una contraoferta, y la Empresa elige.
• Valor del domicilio (Tarifa Sugerida): precio que calcula automáticamente WhaTrack según la distancia de la ruta o las tarifas por zona de la sucursal. El Conductor lo ve antes de aceptar y se lo paga el cliente final directamente al recibir.
• OTP de Entrega: código numérico de seis (6) dígitos generado por WhaTrack como prueba de entrega exitosa.
• KYC (Know Your Customer): proceso de verificación de identidad (con DiDit) y de consulta de antecedentes y documentos en registros oficiales (con Verifik).
• Suscripción (Membresía): pago mensual que el Conductor realiza a WhaTrack, desde su segundo mes, para mantener activo su saldo en la app, conforme a la Cláusula 5.
• Asistente de WhatsApp: asistente automatizado de WhaTrack, que usa inteligencia artificial para entender los mensajes y responder. Una persona del equipo de WhaTrack puede leer la conversación e intervenir.
• Zona de Calor: representación geográfica agregada y anónima de la actividad de servicios en una zona determinada.

Cláusula 2. Objeto del Contrato

El presente contrato tiene por objeto regular las condiciones bajo las cuales WhaTrack otorga al Conductor acceso a su Plataforma tecnológica de intermediación para que este pueda recibir y ejecutar servicios de mensajería y logística urbana solicitados por Empresas afiliadas a WhaTrack.

Parágrafo primero. Naturaleza de la Plataforma. WhaTrack actúa exclusivamente como intermediario tecnológico que facilita la conexión entre Empresas y Conductores Independientes. WhaTrack NO es una empresa de transporte, NO emplea Conductores, NO es propietaria de vehículos, y NO es parte en la relación contractual de transporte que se genera entre la Empresa y el Conductor al momento de ejecutarse un Servicio.

Parágrafo segundo. Exclusión de pagos del servicio. WhaTrack NO procesa, intermedia ni garantiza el pago del domicilio. El valor de cada domicilio se lo paga el cliente final de la Empresa directamente al Conductor al recibir el envío. WhaTrack únicamente cobra al Conductor la suscripción por el uso de la Plataforma, conforme a la Cláusula 5.

Cláusula 3. Registro, KYC y Activación

3.1. Proceso de registro

El Conductor inicia su registro escribiendo al asistente de WhaTrack por WhatsApp. El Conductor proporciona su nombre, su documento de identidad, su correo y los datos de su vehículo (y, si es una moto, la placa y la fecha de matrícula), y completa la verificación de identidad.

3.2. Verificación KYC

WhaTrack verifica al Conductor con dos proveedores. La verificación incluye:

• Verificación de identidad con DiDit: foto del documento por ambos lados, selfie y prueba de vida.
• Consulta de antecedentes disciplinarios en la Procuraduría General, con Verifik.
• Si el vehículo es una moto con placa: consulta en el RUNT, con Verifik, de la licencia de conducción y del vehículo (SOAT, revisión técnico-mecánica y estado), sin que el Conductor tenga que enviar documentos.

Algunos casos los revisa una persona del equipo de WhaTrack.

3.3. Intentos de KYC

Si la verificación no se aprueba, el Conductor puede repetirla. WhaTrack puede negar la afiliación cuando la información no sea veraz o el Conductor no cumpla los requisitos de la Cláusula 13.

3.4. Aceptación de términos

Antes de la verificación de identidad, el Conductor acepta por WhatsApp: (i) la Autorización de Tratamiento de Datos Personales, que remite a la Política de Tratamiento de Datos Personales, al compartir sus datos después del aviso con el enlace (conducta inequívoca); y (ii) los presentes Términos de Afiliación para Conductores junto con los Términos y Condiciones Generales de la Plataforma, de forma expresa, respondiendo "acepto". Sin esas aceptaciones no se inicia la verificación. La aceptación se realiza mediante mensaje de datos por WhatsApp, con plena validez jurídica conforme a la Ley 527 de 1999.

3.5. Activación

Una vez completado el KYC exitosamente y aceptados los documentos legales, la cuenta del Conductor será activada y WhaTrack le enviará por WhatsApp la bienvenida con los enlaces de la app Whatrack Conductor y el manual de uso. El primer mes es gratis desde su primer servicio (Cláusula 5).

Cláusula 4. Independencia y Autonomía del Conductor

4.1. El Conductor reconoce y declara que es un trabajador independiente y autónomo, sin relación laboral, de subordinación o dependencia con WhaTrack.

4.2. WhaTrack no ejerce dirección, control, subordinación ni exclusividad sobre el Conductor. El Conductor es libre de:

• Conectarse o desconectarse de la Plataforma cuando lo desee, sin horarios mínimos ni máximos.
• Aceptar o rechazar cualquier Servicio sin penalización.
• Utilizar simultáneamente otras plataformas de logística o mensajería.
• Delegar o subcontratar la ejecución de un Servicio (bajo su propia responsabilidad).

4.3. El presente contrato de Afiliación no genera relación laboral, sociedad, joint venture, asociación o mandato entre WhaTrack y el Conductor.

4.4. El Conductor es responsable de sus propias obligaciones tributarias (declaración de renta, IVA si aplica), de seguridad social (salud, pensión) y de riesgos laborales (ARL). WhaTrack no realizará aportes, retenciones ni declaraciones en nombre del Conductor.

Cláusula 5. Membresía y Pagos

5.1. Suscripción y saldo

El primer mes es gratis desde el primer servicio del Conductor: todo lo que gane es suyo. Desde el segundo mes, una suscripción mensual mantiene su saldo activo en la app, y de ese saldo se descuenta el cinco por ciento (5 %) por cada domicilio. WhaTrack no procesa el pago de los domicilios: el cliente final se lo paga directamente al Conductor.

5.2. Precios y forma de pago

El valor de la suscripción se informa al Conductor antes de su primer cobro. WhaTrack no tiene una pasarela de pagos integrada a la Plataforma: la suscripción y el saldo se pagan por los medios que WhaTrack informe, y WhaTrack expide la factura electrónica que corresponda conforme a la ley. WhaTrack se reserva el derecho de modificar los precios con un aviso previo mínimo de treinta (30) días calendario antes del inicio del siguiente ciclo de facturación.

5.3. Morosidad y suspensión

Si el Conductor no paga la suscripción o no mantiene su saldo, WhaTrack le avisará por WhatsApp o correo electrónico y, si no se pone al día, podrá suspender la cuenta. Durante la suspensión, el Conductor no recibirá notificaciones de nuevos Servicios. La cuenta podrá reactivarse pagando el monto pendiente.

Cláusula 6. Obligaciones del Conductor

El Conductor se obliga a:

• Proporcionar información veraz, completa y actualizada durante el proceso de registro y durante toda la vigencia del contrato.
• Mantener vigente su documento de identidad y, si su vehículo lleva placa, la licencia de conducción, el SOAT y la revisión técnico-mecánica (cuando le sea exigible).
• Transportar únicamente mercancías lícitas. El Conductor NO transportará sustancias ilegales, controladas, prohibidas, peligrosas, armas, explosivos, animales vivos, dinero en efectivo, ni objetos cuyo transporte esté prohibido por la ley colombiana.
• Cumplir con las normas de tránsito y transporte vigentes en la República de Colombia.
• Solicitar y validar el OTP de Entrega al momento de la entrega exitosa del envío.
• Mantener activa la ubicación de la app durante los Servicios activos (Cláusula 10).
• Si después de aceptar un Servicio no puede completarlo, avisar de inmediato a WhaTrack por el chat de WhatsApp.
• Tratar con respeto y profesionalismo a los clientes de las Empresas y a los Operadores.
• Mantener el vehículo en condiciones adecuadas de funcionamiento y seguridad.
• Pagar la suscripción y mantener su saldo, por los medios que WhaTrack informe (Cláusula 5).

Cláusula 7. Obligaciones de WhaTrack

WhaTrack se obliga a:

• Proveer acceso continuo a la Plataforma, salvo interrupciones por mantenimiento programado, fuerza mayor o caso fortuito.
• Notificar al Conductor sobre Servicios disponibles cerca de él mediante notificaciones de la app Whatrack Conductor.
• Calcular el valor del domicilio y asignar los Servicios de forma transparente, conforme a la Cláusula 8.
• Proteger los datos personales del Conductor conforme a la Ley 1581 de 2012 y la Política de Tratamiento de Datos Personales.
• Expedir la factura electrónica que corresponda conforme a la ley.
• Ofrecer canales de soporte (asistente de WhatsApp, correo soporte@whatrack.co) con respuesta máxima de quince (15) días hábiles para PQRS formales.

Cláusula 8. Sistema de Subasta y Tarificación

8.1. Notificación de Servicios

Cuando una Empresa solicita un Servicio, WhaTrack lo notifica, con su valor ya calculado, a los Conductores disponibles y cercanos al punto de recogida, mediante una notificación en la app Whatrack Conductor (no por WhatsApp). El radio de búsqueda depende de la ciudad y puede ampliarse mientras el Servicio no tenga Conductor.

8.2. Opciones del Conductor

Al recibir la notificación, el Conductor puede:

• Aceptar la Tarifa Sugerida: si es el primero en aceptar, se le asigna el Servicio.
• Presentar contraoferta: cuando WhaTrack habilita la subasta en la ciudad, el Conductor propone un precio entre el de la Empresa y el tope que WhaTrack fija por ciudad (hoy, por defecto, 1,5 veces el precio de la Empresa), y la Empresa elige.
• Ignorar o rechazar: sin penalización alguna.

8.3. Reglas de la subasta

• La duración de la subasta y la vigencia de cada oferta las fija WhaTrack por ciudad.
• Cada Conductor tiene como máximo una (1) oferta activa por Servicio, que puede cambiar o retirar mientras la subasta está abierta.
• Si la Empresa no elige una oferta, el Servicio sigue publicado al precio inicial y cualquier Conductor puede aceptarlo a ese precio.

Cláusula 9. OTP y Confirmación de Entrega

Al confirmarse la asignación, WhaTrack genera un código OTP de seis (6) dígitos que se envía por WhatsApp únicamente a la Empresa, que se lo hace llegar a su cliente final. El Conductor debe solicitar el OTP al destinatario y digitarlo en la app para confirmar la entrega; también puede tomar en la app una foto de la entrega.

• Si el código no coincide después de tres (3) intentos en la app, el Conductor debe contactar a soporte. Además, después de cinco (5) intentos fallidos la Plataforma bloquea temporalmente la validación.
• Sin OTP validado, el Servicio no puede pasar a estado ENTREGADO.

Cláusula 10. Geolocalización y Tracking

10.1. Durante un Servicio. Desde la asignación hasta la entrega o la cancelación, el Conductor autoriza la transmisión de su ubicación a la Plataforma cada pocos segundos, también con la app en segundo plano (el sistema operativo lo indica con un aviso visible). Durante el Servicio se guarda el recorrido.

10.2. Sin Servicio. Solo con la app abierta, nunca en segundo plano: la app envía la ubicación al abrirse y al consultar los servicios disponibles y, mientras el Conductor está disponible, la actualiza cada minuto para ofrecerle Servicios cercanos y asignarle los que le quedan cerca. Solo se guarda la última posición.

10.3. Con quién se comparte. La Empresa y su cliente final ven la ubicación del Conductor solo mientras tiene un Servicio activo. Fuera de un Servicio, la ubicación no se comparte con Empresas ni con clientes; el equipo de WhaTrack la ve en su panel interno para supervisar la operación.

10.4. La ubicación se utiliza para: ofrecer y asignar Servicios por cercanía, mostrar la ubicación en vivo a la Empresa y al cliente final durante el Servicio y trazar las rutas. Los datos de ubicación no se usan con fines publicitarios ni se venden a terceros.

Cláusula 11. Sistema de Calificación y Reputación

WhaTrack podrá habilitar que la Empresa y el Conductor se califiquen mutuamente, con una puntuación de una (1) a cinco (5) estrellas, al cierre de cada Servicio.

• Hoy las calificaciones no afectan la asignación de Servicios ni generan penalizaciones.
• Si WhaTrack decide usarlas para priorizar la asignación o para suspender cuentas, publicará las reglas con un aviso previo mínimo de quince (15) días calendario.

Cláusula 12. Cancelaciones

12.1. La Empresa puede cancelar un Servicio antes de la entrega. Si el Conductor ya estaba asignado, WhaTrack le avisa por la app y por WhatsApp; si ya había recogido el paquete, lo devuelve al punto de recogida.

12.2. Hoy no hay compensaciones ni penalidades por cancelación, ni para la Empresa ni para el Conductor. WhaTrack podrá establecer reglas o compensaciones por cancelación con un aviso previo mínimo de treinta (30) días calendario.

Cláusula 13. Vehículos y Documentación

13.1. Tipos de vehículo admitidos

• Motocicleta
• Bicicleta (incluye bicicletas eléctricas)
• Patineta eléctrica
• Ciclomotor

13.2. Documentos requeridos

• Motocicleta: licencia de conducción vigente para la categoría del vehículo, SOAT vigente (al verificarse, con al menos treinta días de vigencia) y revisión técnico-mecánica vigente; las motos con menos de dos (2) años de matrícula no la necesitan. WhaTrack los consulta en el RUNT con la placa.
• Bicicleta, patineta eléctrica y ciclomotor: no llevan placa; solo se verifica la identidad del Conductor y sus antecedentes disciplinarios. El Conductor es responsable de cumplir las normas de tránsito que le apliquen a su vehículo.

13.3. Vigencia de los documentos

WhaTrack podrá volver a consultar la vigencia de los documentos del Conductor y del vehículo en cualquier momento. Si un documento no está vigente, la cuenta del Conductor podrá ser suspendida hasta que se actualice.

Cláusula 14. Limitación de Responsabilidad

14.1. WhaTrack, en su calidad de intermediario tecnológico, NO será responsable por:

• El contenido, naturaleza, estado, valor o cualquier aspecto de los paquetes o mercancías transportadas.
• Daños, pérdidas, hurtos, deterioro o cualquier perjuicio que sufra la mercancía durante el transporte.
• Retrasos en la recogida o entrega del envío.
• Incumplimientos de la Empresa frente al Conductor.
• Accidentes de tránsito o cualquier siniestro que ocurra durante la prestación del Servicio.
• El pago del domicilio por parte del cliente final.
• Conductas ilícitas de cualquiera de las partes.

14.2. En ningún caso la responsabilidad total de WhaTrack frente al Conductor excederá el valor equivalente a tres (3) meses de Membresía pagados por el Conductor.

Cláusula 15. Seguros y Responsabilidad Civil

15.1. El Conductor es el único responsable de contar con los seguros requeridos por la ley colombiana para la operación de su vehículo (SOAT como mínimo obligatorio).

15.2. WhaTrack recomienda al Conductor contratar un seguro de responsabilidad civil que cubra daños a la mercancía transportada, pero no lo exige como requisito de afiliación.

15.3. WhaTrack no provee seguro de mercancía, accidentes personales ni responsabilidad civil para el Conductor.

Cláusula 16. Propiedad Intelectual

Toda la tecnología, software, algoritmos, marcas, logotipos, diseños, contenido y demás elementos de propiedad intelectual de la Plataforma WhaTrack son y permanecerán siendo propiedad exclusiva de WhaTrack. El Conductor no adquiere ningún derecho de propiedad intelectual por el hecho de utilizar la Plataforma.

Cláusula 17. Suspensión y Terminación

17.1. Causales de suspensión

• Falta de pago de la suscripción o del saldo, previo aviso (Cláusula 5.3).
• Documentos de identidad o del vehículo que no estén vigentes (Cláusula 13.3).
• Uso de la Plataforma para transportar mercancías ilegales o prohibidas.
• Solicitud de la autoridad competente.

17.2. Terminación por el Conductor

El Conductor puede dar por terminado el presente contrato en cualquier momento, sin penalidad, pidiéndolo por el chat de WhatsApp de WhaTrack (+57 333 603 0713) o por correo a soporte@whatrack.co. La terminación será efectiva al cierre del ciclo de facturación vigente.

17.3. Terminación por WhaTrack

WhaTrack puede dar por terminado el contrato de forma unilateral en caso de: incumplimiento grave de los presentes Términos, uso fraudulento o ilícito de la Plataforma, cancelación definitiva del KYC, transporte de mercancías ilegales o prohibidas, o inclusión del Conductor en listas OFAC, PEP, ONU u otras listas de prevención de lavado de activos.

17.4. Efectos de la terminación

A la terminación del contrato: (a) se desactivará la cuenta del Conductor; (b) los Servicios en curso deberán completarse; (c) WhaTrack conservará los datos según lo dispuesto en la Política de Tratamiento de Datos Personales y la legislación aplicable.

Cláusula 18. Protección de Datos Personales

El tratamiento de datos personales del Conductor se regirá por la Política de Tratamiento de Datos Personales de WhaTrack y por la Autorización de Tratamiento de Datos aceptada durante el registro.

Cláusula 19. Prevención de Lavado de Activos

El Conductor declara y garantiza que:

• Los recursos utilizados para el pago de la suscripción provienen de actividades lícitas.
• No se encuentra incluido en listas OFAC, PEP, ONU u otras listas de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
• No utilizará la Plataforma para transportar mercancías producto de actividades ilícitas.
• En caso de ser incluido en dichas listas, WhaTrack podrá terminar el contrato de forma inmediata sin previo aviso y sin lugar a indemnización.

Cláusula 20. PQRS, Incidencias y Disputas

20.1. Canales de atención

• Chat de WhatsApp de WhaTrack (+57 333 603 0713): se escribe en lenguaje natural, sin comandos (por ejemplo, "quiero reportar un problema con un pedido"). El asistente registra el caso para que lo revise una persona del equipo de soporte.
• Correo electrónico: soporte@whatrack.co.

20.2. Tiempos de respuesta

WhaTrack responderá las PQRS formales en un plazo máximo de quince (15) días hábiles conforme a la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor).

Cláusula 21. Modificaciones

WhaTrack se reserva el derecho de modificar los presentes Términos de Afiliación. Las modificaciones serán notificadas al Conductor con un aviso previo mínimo de quince (15) días calendario a través de WhatsApp y/o correo electrónico. El uso continuado de la Plataforma después de la entrada en vigencia de las modificaciones constituye aceptación.

Cláusula 22. Ley Aplicable y Resolución de Controversias

22.1. El presente contrato se rige por las leyes de la República de Colombia.

22.2. Las controversias se resolverán en primera instancia mediante negociación directa. Si no se alcanza un acuerdo en treinta (30) días calendario, las partes podrán acudir a mecanismos alternativos de solución de conflictos (conciliación o arbitraje) o a la jurisdicción ordinaria competente.

22.3. Nada en el presente contrato limita los derechos que la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) otorgue al Conductor.

Cláusula 23. Disposiciones Finales

23.1. Acuerdo completo. Los presentes Términos, junto con los Términos y Condiciones Generales, la Política de Tratamiento de Datos Personales y la Autorización de Tratamiento de Datos, constituyen el acuerdo completo entre las partes.

23.2. Divisibilidad. Si alguna cláusula fuere declarada nula o ineficaz, las demás conservarán plena validez.

23.3. Cesión. El Conductor no podrá ceder ni transferir los derechos u obligaciones sin el consentimiento previo de WhaTrack.

23.4. No renuncia. La falta de ejercicio de un derecho no constituirá renuncia al mismo.

23.5. Comunicaciones. Las notificaciones se realizarán por WhatsApp o correo electrónico, con validez conforme a la Ley 527 de 1999.

23.6. Vigencia. El presente contrato entra en vigencia desde la fecha de aceptación electrónica y permanece vigente mientras el Conductor mantenga su afiliación activa en la Plataforma.

Última actualización: octubre de 2026 — Versión 2.0