Términos y Condiciones de Afiliación para Empresas

Preámbulo

Entre, por una parte, Whatrack SAS, sociedad comercial constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, con domicilio principal en la ciudad de Manizales, en adelante "WhaTrack" o la "Plataforma"; y, por otra parte, la persona jurídica o natural que completa el proceso de registro y acepta los presentes términos, en adelante la "Empresa" o el "Cliente", se celebra el presente contrato de afiliación bajo las siguientes cláusulas:

Cláusula 1. Definiciones

• Plataforma WhaTrack: conjunto de aplicaciones tecnológicas (bot de WhatsApp, paneles web, app móvil) operadas por WhaTrack que permiten la intermediación entre Empresas y Conductores Independientes para servicios de mensajería y logística urbana.
• Admin de Empresa: representante legal o persona autorizada que registra la Empresa en WhaTrack, gestiona la cuenta y su plan y responde por el Operador designado.
• Operador: persona natural autorizada por el Admin para solicitar servicios de envío en nombre de la Empresa a través de su número de WhatsApp personal.
• Conductor Independiente: persona natural verificada mediante KYC que opera de forma autónoma e independiente, afiliada individualmente a WhaTrack para prestar servicios de mensajería.
• Servicio: solicitud de envío creada por la Empresa con origen, destino y mercancía a transportar, ejecutada por un Conductor Independiente.
• Subasta: modalidad, habilitada por ciudad, en la que los Conductores cercanos aceptan el precio de la Empresa o hacen una contraoferta, y la Empresa elige.
• Valor del domicilio (Tarifa Sugerida): precio que calcula automáticamente WhaTrack según la distancia de la ruta o las tarifas por zona de la sucursal, que el cliente final le paga directamente al Conductor.
• OTP de Entrega: código numérico de seis (6) dígitos generado por WhaTrack como prueba de entrega exitosa.
• KYC (Know Your Customer): proceso de verificación de identidad (con DiDit) y de consulta de registros oficiales (con Verifik).
• Plan (Membresía): pago mensual que la Empresa realiza a WhaTrack, según su volumen de domicilios, como contraprestación por el acceso a la Plataforma. Hasta treinta (30) domicilios al mes son gratis.
• Asistente de WhatsApp: asistente automatizado de WhaTrack, que usa inteligencia artificial para entender los mensajes y responder. Una persona del equipo de WhaTrack puede leer la conversación e intervenir.

Cláusula 2. Objeto del Contrato

El presente contrato tiene por objeto regular las condiciones bajo las cuales WhaTrack otorga a la Empresa acceso a su Plataforma tecnológica de intermediación para que esta pueda solicitar servicios de mensajería y logística urbana, los cuales serán ejecutados por Conductores Independientes afiliados a WhaTrack.

Parágrafo primero. Naturaleza de la Plataforma. WhaTrack actúa exclusivamente como intermediario tecnológico que facilita la conexión entre Empresas y Conductores Independientes. WhaTrack NO es una empresa de transporte, NO emplea Conductores, NO es propietaria de vehículos, y NO es parte en la relación contractual de transporte que se genera entre la Empresa y el Conductor al momento de ejecutarse un Servicio.

Parágrafo segundo. Exclusión de pagos del servicio. WhaTrack NO procesa, intermedia ni garantiza el pago del domicilio. El valor de cada domicilio lo paga el cliente final de la Empresa directamente al Conductor al recibir el envío. WhaTrack únicamente cobra a la Empresa el plan mensual por el uso de la Plataforma, sin comisión por servicio.

Cláusula 3. Registro, KYC y Activación

3.1. Proceso de registro

La Empresa inicia su registro escribiendo al asistente de WhaTrack por WhatsApp. El Admin de la Empresa proporciona la razón social, el NIT, el nombre del representante legal, el WhatsApp operativo, el correo y la dirección de recogida, y completa la verificación de identidad.

3.2. Verificación KYC

WhaTrack verifica a la Empresa con dos proveedores. La verificación incluye:

• Verificación de identidad, con DiDit, de la persona que registra la Empresa (su representante legal o la persona autorizada): foto del documento por ambos lados, selfie y prueba de vida.
• Consulta, con Verifik, de la existencia de la Empresa: matrícula mercantil activa en el RUES y NIT activo en la DIAN.

Algunos casos los revisa una persona del equipo de WhaTrack.

3.3. Intentos de KYC

Si la verificación no se aprueba, la Empresa puede repetirla (por ejemplo, corrigiendo el NIT). WhaTrack puede negar la afiliación cuando la información no sea veraz o la Empresa no cumpla los requisitos.

3.4. Aceptación de términos

Antes de la verificación de identidad, el Admin de la Empresa acepta por WhatsApp: (i) la Autorización de Tratamiento de Datos Personales, que remite a la Política de Tratamiento de Datos Personales, al compartir sus datos después del aviso con el enlace (conducta inequívoca); y (ii) los presentes Términos de Afiliación para Empresas junto con los Términos y Condiciones Generales de la Plataforma, de forma expresa, respondiendo "acepto". Sin esas aceptaciones no se inicia la verificación. La aceptación se realiza mediante mensaje de datos por WhatsApp, con plena validez jurídica conforme a la Ley 527 de 1999.

3.5. Activación

Una vez completado el KYC exitosamente y aceptados los documentos legales, la cuenta de la Empresa será activada: WhaTrack habilita el acceso del Admin al panel web y le envía por WhatsApp la bienvenida con el manual de uso.

Cláusula 4. Planes de Membresía y Precios

4.1. Planes disponibles

La Empresa usa WhaTrack con un plan mensual fijo según su volumen de domicilios, siempre con cero por ciento (0 %) de comisión por servicio. Todos los planes incluyen:

Los rangos de domicilios y el precio mensual de cada plan están publicados en whatrack.co/negocios; los volúmenes superiores a ochocientos (800) domicilios al mes se acuerdan a la medida con WhaTrack. WhaTrack se reserva el derecho de modificar los precios con un aviso previo mínimo de treinta (30) días calendario antes del inicio del siguiente ciclo de facturación.

4.2. Cambio de plan

El plan corresponde al volumen de domicilios de la Empresa, según la tabla publicada. La Empresa puede pedir el cambio de plan en cualquier momento; el nuevo precio aplica a partir del siguiente ciclo de facturación.

4.3. Forma de pago

WhaTrack no tiene una pasarela de pagos integrada a la Plataforma. El plan se paga mensualmente por los medios que WhaTrack informe. WhaTrack expide la factura electrónica que corresponda conforme a la ley.

4.4. Morosidad y suspensión

Si la Empresa no paga el plan en la fecha informada, WhaTrack le avisará por WhatsApp o correo electrónico y, si no se pone al día, podrá suspender la cuenta. Durante la suspensión, la Empresa no podrá solicitar nuevos Servicios. La cuenta podrá reactivarse pagando el monto pendiente.

Cláusula 5. Obligaciones de la Empresa

La Empresa se obliga a:

• Proporcionar información veraz, completa y actualizada durante el proceso de registro y durante toda la vigencia del contrato.
• Mantener vigentes su matrícula mercantil, su RUT y el documento de identidad de su representante legal.
• Designar a su Operador autorizado y asumir plena responsabilidad por las acciones que este realice en la Plataforma en nombre de la Empresa.
• No utilizar la Plataforma para envíos de sustancias ilegales, controladas, prohibidas, peligrosas, armas, explosivos, animales vivos, dinero en efectivo, o cualquier objeto cuyo transporte esté prohibido por la ley colombiana.
• Respetar las reglas de asignación, subasta y tarificación establecidas por WhaTrack (Cláusula 7).
• Hacerle llegar a su cliente final el código OTP de entrega y el enlace de seguimiento que WhaTrack le envía por WhatsApp, e informarle que el valor del domicilio se le paga directamente al Conductor al recibir.
• Pagar el plan que le corresponda, por los medios que WhaTrack informe.
• Cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables en la República de Colombia.

Cláusula 6. Obligaciones de WhaTrack

WhaTrack se obliga a:

• Proveer acceso continuo a la Plataforma, salvo interrupciones por mantenimiento programado, fuerza mayor o caso fortuito.
• Calcular el valor del domicilio y asignar los Servicios de forma transparente, conforme a la Cláusula 7.
• Proteger los datos personales de la Empresa conforme a la Ley 1581 de 2012 y la Política de Tratamiento de Datos Personales.
• Expedir la factura electrónica que corresponda conforme a la ley.
• Ofrecer canales de soporte (asistente de WhatsApp, correo soporte@whatrack.co) con respuesta máxima de quince (15) días hábiles para PQRS formales.
• Verificar la identidad de los Conductores Independientes (DiDit), sus antecedentes disciplinarios y, si su vehículo lleva placa, su licencia y los documentos del vehículo en el RUNT (Verifik).
• Mantener un registro auditable (audit log) de las operaciones críticas realizadas en la Plataforma.

Cláusula 7. Sistema de Subasta y Tarificación

7.1. Tarifa Sugerida

Para cada Servicio solicitado, WhaTrack calcula el valor del domicilio según la distancia de la ruta entre la recogida y la entrega o, cuando la Empresa las tiene configuradas para su sucursal, según sus tarifas por zona. En un viaje con varias entregas (hasta diez paradas), la primera parada paga la tarifa base y las siguientes solo la distancia adicional. Cuando WhaTrack lo activa en la ciudad, se suma un recargo fijo por lluvia. La Empresa ve el valor antes de confirmar el envío y puede ofrecer un valor mayor, dentro del tope que fije WhaTrack, pero no uno menor.

7.2. Modalidades de asignación

• Aceptación directa: el sistema notifica el Servicio a Conductores disponibles y cercanos y el primero que acepte es asignado.
• Subasta: cuando WhaTrack la habilita en la ciudad, el Conductor acepta el precio de la Empresa o hace una contraoferta entre ese precio y el tope que WhaTrack fija por ciudad (hoy, por defecto, 1,5 veces el precio de la Empresa). La Empresa revisa las ofertas y elige al Conductor.

7.3. Reglas de la subasta

• La duración de la subasta y la vigencia de cada oferta las fija WhaTrack por ciudad.
• Cada Conductor tiene como máximo una (1) oferta activa por Servicio, que puede cambiar o retirar mientras la subasta está abierta.
• Si la Empresa no elige una oferta, el Servicio sigue publicado al precio inicial, la Empresa puede subirlo y cualquier Conductor puede aceptarlo a ese precio.
• El radio de búsqueda de Conductores depende de la ciudad y puede ampliarse mientras el Servicio no tenga Conductor.
• Si ningún Conductor toma el Servicio en el tiempo que WhaTrack fija para la ciudad, el Servicio se cancela automáticamente, sin costo, y WhaTrack le avisa a la Empresa.

7.4. Cancelaciones

La Empresa puede cancelar un Servicio escribiendo "cancelar pedido" en el chat de WhatsApp, antes de la entrega; si ya tenía Conductor asignado, WhaTrack le avisa. Hoy no se cobra ninguna penalidad ni compensación por cancelar. WhaTrack podrá establecer reglas o compensaciones por cancelación con un aviso previo mínimo de treinta (30) días calendario.

Cláusula 8. OTP y Confirmación de Entrega

Al confirmarse la asignación de un Conductor, WhaTrack genera un código OTP de seis (6) dígitos y lo envía por WhatsApp a la Empresa que solicitó el Servicio, junto con un mensaje listo para reenviar a su cliente final con el enlace de seguimiento, el código y el valor del domicilio. El OTP es la prueba de entrega del sistema; WhaTrack nunca se lo envía al Conductor.

• El OTP se almacena como hash (no en texto plano) en la base de datos.
• El Conductor le pide el OTP al cliente al momento de la entrega y lo digita en la app; también puede tomar una foto de la entrega.
• Si el código no coincide después de tres (3) intentos en la app, el Conductor debe contactar a soporte. Además, después de cinco (5) intentos fallidos la Plataforma bloquea temporalmente la validación.
• Sin OTP validado, el Servicio no puede pasar a estado ENTREGADO.

Cláusula 9. Operadores Autorizados

El Admin de la Empresa puede designar un Operador autorizado para solicitar Servicios en nombre de la Empresa. El Operador se identifica por su número de WhatsApp personal.

• Responsabilidad: la Empresa asume plena responsabilidad por todas las acciones realizadas por sus Operadores en la Plataforma. Los Operadores NO requieren KYC individual; la Empresa responde por ellos.
• Límites: todos los planes incluyen un (1) Administrador y un (1) Operador activos y hasta dos (2) sucursales.
• Gestión: el Admin puede invitar, remover y gestionar a su Operador en cualquier momento desde el panel web.

Cláusula 10. Sistema de Calificación y Reputación

WhaTrack podrá habilitar que la Empresa y el Conductor se califiquen mutuamente, con una puntuación de una (1) a cinco (5) estrellas, al cierre de cada Servicio. La calificación será opcional.

• Hoy las calificaciones no afectan la asignación de Servicios ni generan penalizaciones.
• Si WhaTrack decide usarlas para priorizar la asignación o para suspender cuentas, publicará las reglas con un aviso previo mínimo de quince (15) días calendario.

Cláusula 11. Limitación de Responsabilidad

11.1. WhaTrack, en su calidad de intermediario tecnológico, NO será responsable por:

• El contenido, naturaleza, estado, valor o cualquier aspecto de los paquetes o mercancías transportadas.
• Daños, pérdidas, hurtos, deterioro o cualquier perjuicio que sufra la mercancía durante el transporte.
• Retrasos en la recogida o entrega del envío.
• Incumplimientos del Conductor Independiente frente a la Empresa.
• Incumplimientos de la Empresa frente al Conductor Independiente, incluido el pago del domicilio por parte del cliente final.
• Accidentes de tránsito o cualquier siniestro que ocurra durante la prestación del Servicio.
• Conductas ilícitas de cualquiera de las partes.

11.2. En ningún caso la responsabilidad total de WhaTrack frente a la Empresa excederá el valor equivalente a tres (3) meses de Membresía pagados por la Empresa.

11.3. WhaTrack no garantiza la disponibilidad ininterrumpida de la Plataforma ni la existencia permanente de Conductores disponibles en la zona de cobertura.

Cláusula 12. Exclusión de Relación Laboral

12.1. La Empresa reconoce y acepta que los Conductores que ejecutan los Servicios son trabajadores independientes y autónomos, sin relación laboral, de subordinación o dependencia con WhaTrack ni con la Empresa.

12.2. WhaTrack no ejerce dirección, control, subordinación ni exclusividad sobre los Conductores.

12.3. El presente contrato de Afiliación no genera relación laboral, sociedad, joint venture, asociación o mandato entre WhaTrack y la Empresa.

12.4. Cada Conductor es responsable de sus propias obligaciones tributarias, de seguridad social y de riesgos laborales (ARL).

Cláusula 13. Propiedad Intelectual

Toda la tecnología, software, algoritmos, marcas, logotipos, diseños, contenido y demás elementos de propiedad intelectual de la Plataforma WhaTrack son y permanecerán siendo propiedad exclusiva de WhaTrack. La Empresa no adquiere ningún derecho de propiedad intelectual por el hecho de utilizar la Plataforma.

Cláusula 14. Suspensión y Terminación

14.1. Causales de suspensión

• Falta de pago del plan, previo aviso (Cláusula 4.4).
• Matrícula mercantil o NIT inactivos.
• Uso de la Plataforma para envíos ilegales o prohibidos.
• Solicitud de la autoridad competente.

14.2. Terminación por la Empresa

La Empresa puede dar por terminado el presente contrato en cualquier momento, sin penalidad, pidiéndolo por el chat de WhatsApp de WhaTrack (+57 333 603 0713) o por correo a soporte@whatrack.co. La terminación será efectiva al cierre del ciclo de facturación vigente.

14.3. Terminación por WhaTrack

WhaTrack puede dar por terminado el contrato de forma unilateral en caso de: incumplimiento grave de los presentes Términos, uso fraudulento o ilícito de la Plataforma, cancelación definitiva del KYC, o inclusión de la Empresa o su representante legal en listas OFAC, PEP, ONU u otras listas de prevención de lavado de activos.

14.4. Efectos de la terminación

A la terminación del contrato: (a) se desactivará la cuenta de la Empresa y de todos sus Operadores; (b) los Servicios en curso deberán completarse; (c) WhaTrack conservará los datos según lo dispuesto en la Política de Tratamiento de Datos Personales y la legislación aplicable.

Cláusula 15. PQRS, Incidencias y Disputas

15.1. Canales de atención

• Chat de WhatsApp de WhaTrack (+57 333 603 0713): se escribe en lenguaje natural, sin comandos (por ejemplo, "quiero reportar un problema con un pedido"). El asistente registra el caso para que lo revise una persona del equipo de soporte.
• Correo electrónico: soporte@whatrack.co.

15.2. Tiempos de respuesta

WhaTrack responderá las PQRS formales en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción, conforme a lo dispuesto en la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor).

Cláusula 16. Protección de Datos Personales

El tratamiento de datos personales de la Empresa, su representante legal y sus Operadores se regirá por la Política de Tratamiento de Datos Personales de WhaTrack y por la Autorización de Tratamiento de Datos aceptada durante el registro.

Cláusula 17. Prevención de Lavado de Activos

La Empresa declara y garantiza que:

• Los recursos utilizados para el pago del plan provienen de actividades lícitas.
• Ni la Empresa, ni su representante legal, ni sus socios se encuentran incluidos en listas OFAC, PEP, ONU u otras listas de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
• En caso de que la Empresa o alguno de sus representantes sean incluidos en dichas listas, WhaTrack podrá terminar el contrato de forma inmediata sin previo aviso y sin lugar a indemnización.

Cláusula 18. Modificaciones

WhaTrack se reserva el derecho de modificar los presentes Términos de Afiliación. Las modificaciones serán notificadas a la Empresa con un aviso previo mínimo de quince (15) días calendario a través de WhatsApp y/o correo electrónico. El uso continuado de la Plataforma después de la entrada en vigencia de las modificaciones constituye aceptación.

Cláusula 19. Ley Aplicable y Resolución de Controversias

19.1. El presente contrato se rige por las leyes de la República de Colombia.

19.2. Las controversias se resolverán en primera instancia mediante negociación directa. Si no se alcanza un acuerdo en treinta (30) días calendario, las partes podrán acudir a mecanismos alternativos de solución de conflictos (conciliación o arbitraje) o a la jurisdicción ordinaria competente.

19.3. Nada en el presente contrato limita los derechos que la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) otorgue a la Empresa.

Cláusula 20. Disposiciones Finales

20.1. Acuerdo completo. Los presentes Términos, junto con los Términos y Condiciones Generales, la Política de Tratamiento de Datos Personales y la Autorización de Tratamiento de Datos, constituyen el acuerdo completo entre las partes.

20.2. Divisibilidad. Si alguna cláusula fuere declarada nula o ineficaz, las demás conservarán plena validez.

20.3. Cesión. La Empresa no podrá ceder ni transferir los derechos u obligaciones sin el consentimiento previo de WhaTrack.

20.4. No renuncia. La falta de ejercicio de un derecho no constituirá renuncia al mismo.

20.5. Comunicaciones. Las notificaciones se realizarán por WhatsApp o correo electrónico, con validez conforme a la Ley 527 de 1999.

20.6. Vigencia. El presente contrato entra en vigencia desde la fecha de aceptación electrónica y permanece vigente mientras la Empresa mantenga su afiliación activa en la Plataforma.

Última actualización: octubre de 2026 — Versión 2.0