Términos y Condiciones de Afiliación para Empresas

Preámbulo

Entre, por una parte, Desarrollando Ando S.A.S., sociedad comercial constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, en adelante "WhaTrack" o la "Plataforma"; y, por otra parte, la persona jurídica o natural que completa el proceso de registro y acepta los presentes términos, en adelante la "Empresa" o el "Cliente", se celebra el presente contrato de afiliación bajo las siguientes cláusulas:

Cláusula 1. Definiciones

• Plataforma WhaTrack: conjunto de aplicaciones tecnológicas (bot de WhatsApp, paneles web, app móvil) operadas por WhaTrack que permiten la intermediación entre Empresas y Conductores Independientes para servicios de mensajería y logística urbana.
• Admin de Empresa: representante legal o persona autorizada que registra la Empresa en WhaTrack, contrata el plan de membresía, gestiona la cuenta y responde por los Operadores designados.
• Operador: persona natural autorizada por el Admin para solicitar servicios de envío en nombre de la Empresa a través de su número de WhatsApp personal.
• Conductor Independiente: persona natural verificada mediante KYC que opera de forma autónoma e independiente, afiliada individualmente a WhaTrack para prestar servicios de mensajería.
• Servicio: solicitud de envío creada por la Empresa con origen, destino y mercancía a transportar, ejecutada por un Conductor Independiente.
• Subasta: mecanismo por el cual WhaTrack notifica a Conductores cercanos la solicitud de servicio, permitiendo aceptación o contraoferta del precio.
• Tarifa Sugerida: precio de referencia calculado automáticamente por el algoritmo de WhaTrack considerando distancia, hora del día y demanda en la zona.
• OTP de Entrega: código numérico de seis (6) dígitos generado por WhaTrack como prueba de entrega exitosa.
• KYC (Know Your Customer): proceso de verificación de identidad, antecedentes y documentos realizado a través de Truora como proveedor único.
• Membresía: pago mensual recurrente que la Empresa realiza a WhaTrack como contraprestación por el acceso a la Plataforma.

Cláusula 2. Objeto del Contrato

El presente contrato tiene por objeto regular las condiciones bajo las cuales WhaTrack otorga a la Empresa acceso a su Plataforma tecnológica de intermediación para que esta pueda solicitar servicios de mensajería y logística urbana, los cuales serán ejecutados por Conductores Independientes afiliados a WhaTrack.

Parágrafo primero. Naturaleza de la Plataforma. WhaTrack actúa exclusivamente como intermediario tecnológico que facilita la conexión entre Empresas y Conductores Independientes. WhaTrack NO es una empresa de transporte, NO emplea Conductores, NO es propietaria de vehículos, y NO es parte en la relación contractual de transporte que se genera entre la Empresa y el Conductor al momento de ejecutarse un Servicio.

Parágrafo segundo. Exclusión de pagos del servicio. WhaTrack NO procesa, intermedia ni garantiza el pago del Servicio de envío entre la Empresa y el Conductor. El pago del servicio es un acuerdo directo entre ambas partes. WhaTrack únicamente cobra a la Empresa la Membresía mensual por el uso de la Plataforma.

Cláusula 3. Registro, KYC y Activación

3.1. Proceso de registro

La Empresa inicia su registro contactando al bot de WhaTrack por WhatsApp Business. El Admin de la Empresa debe proporcionar la información y documentación requerida por el proceso de KYC automatizado.

3.2. Verificación KYC

WhaTrack realiza la verificación de identidad y antecedentes de la Empresa a través de Truora como proveedor único de KYC. La verificación incluye:

• Validación de NIT y existencia legal de la Empresa (Cámara de Comercio, RUT).
• Verificación de identidad del representante legal (cédula de ciudadanía, biometría facial).
• Consulta de antecedentes del representante legal (Policía Nacional, Procuraduría General, Contraloría General).
• Consulta en listas internacionales de prevención de lavado de activos (OFAC, PEP, ONU).

3.3. Intentos de KYC

La Empresa dispone de un máximo de tres (3) intentos para completar exitosamente el proceso de KYC. Si tras el tercer intento la verificación no es aprobada, la solicitud de registro será rechazada de forma definitiva y la cuenta será cancelada permanentemente.

3.4. Aceptación de términos

Antes de la activación de la cuenta, el Admin de la Empresa deberá aceptar de forma expresa e inequívoca: (i) los presentes Términos de Afiliación para Empresas; (ii) los Términos y Condiciones Generales de la Plataforma; (iii) la Política de Tratamiento de Datos Personales; y (iv) la Autorización Expresa de Tratamiento de Datos. La aceptación se realiza mediante mensaje de datos por WhatsApp, con plena validez jurídica conforme a la Ley 527 de 1999.

3.5. Activación

Una vez completado el KYC exitosamente y aceptados todos los documentos legales, la cuenta de la Empresa será activada. El primer cobro de Membresía se ejecutará veinticuatro (24) horas después de la activación.

Cláusula 4. Planes de Membresía y Precios

4.1. Planes disponibles

Los precios de cada plan se comunican durante el proceso de onboarding y están publicados en whatrack.co/precios. WhaTrack se reserva el derecho de modificar los precios con un aviso previo mínimo de treinta (30) días calendario antes del inicio del siguiente ciclo de facturación.

4.2. Cambio de plan

La Empresa puede solicitar cambio de plan en cualquier momento. Los nuevos límites de operadores y sucursales aplican a partir del siguiente ciclo de facturación.

4.3. Forma de pago

El cobro de la Membresía es mensual y se ejecuta de forma automática mediante el procesador de pagos Wompi, contra el método de pago registrado por la Empresa durante el onboarding. WhaTrack emitirá factura electrónica por cada cobro exitoso.

4.4. Morosidad y suspensión

Si el cobro automático de la Membresía falla, WhaTrack reintentará el cobro de la siguiente manera:

• Primer reintento: veinticuatro (24) horas después del fallo inicial.
• Segundo reintento: cuarenta y ocho (48) horas después del primer reintento.
• Tercer reintento: setenta y dos (72) horas después del segundo reintento.

Si los tres (3) reintentos fallan, la cuenta de la Empresa será suspendida automáticamente. Durante la suspensión, la Empresa no podrá solicitar nuevos Servicios. La cuenta podrá reactivarse pagando el monto pendiente.

Cláusula 5. Obligaciones de la Empresa

La Empresa se obliga a:

• Proporcionar información veraz, completa y actualizada durante el proceso de registro y durante toda la vigencia del contrato.
• Mantener vigentes los documentos requeridos por el KYC (Cámara de Comercio, RUT, cédula del representante legal).
• Designar a los Operadores autorizados y asumir plena responsabilidad por las acciones que estos realicen en la Plataforma en nombre de la Empresa.
• No utilizar la Plataforma para envíos de sustancias ilegales, controladas, prohibidas, peligrosas, armas, explosivos, animales vivos, dinero en efectivo, o cualquier objeto cuyo transporte esté prohibido por la ley colombiana.
• Respetar las reglas de subasta y tarificación establecidas por WhaTrack, incluyendo el límite mínimo de oferta (no inferior al 70% de la Tarifa Sugerida).
• Pagar la compensación de dos mil pesos ($2.000 COP) al Conductor cuando la Empresa cancele un Servicio después de que el Conductor haya sido asignado y aceptado.
• Facilitar al Conductor el código OTP de entrega para confirmar la entrega exitosa del envío.
• Mantener un método de pago válido y con fondos suficientes para el cobro automático de la Membresía.
• Cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables en la República de Colombia.

Cláusula 6. Obligaciones de WhaTrack

WhaTrack se obliga a:

• Proveer acceso continuo a la Plataforma, salvo interrupciones por mantenimiento programado, fuerza mayor o caso fortuito.
• Ejecutar el proceso de subasta de forma transparente conforme al algoritmo de tarificación publicado.
• Proteger los datos personales de la Empresa conforme a la Ley 1581 de 2012 y la Política de Tratamiento de Datos Personales.
• Emitir factura electrónica por cada cobro de Membresía exitoso.
• Ofrecer canales de soporte (bot de WhatsApp, correo whatrack@desarrollandoando.com) con respuesta máxima de quince (15) días hábiles para PQRS formales.
• Verificar la identidad y antecedentes de los Conductores Independientes mediante KYC automatizado.
• Mantener un registro auditable (audit log) de las operaciones críticas realizadas en la Plataforma.

Cláusula 7. Sistema de Subasta y Tarificación

7.1. Tarifa Sugerida

Para cada Servicio solicitado, WhaTrack calcula una Tarifa Sugerida basada en: distancia entre origen y destino, hora del día, condiciones climáticas y demanda en la zona. La tarifa mínima absoluta es de cinco mil pesos ($5.000 COP).

7.2. Modalidades de asignación

• Aceptación directa: la Empresa acepta la Tarifa Sugerida. El sistema notifica a Conductores cercanos y el primero que acepte es asignado.
• Subasta abierta: los Conductores pueden aceptar la Tarifa Sugerida o presentar una contraoferta. La Empresa revisa las ofertas y elige al Conductor.

7.3. Reglas de la subasta

• La subasta tiene una duración máxima de tres (3) minutos desde su lanzamiento.
• Cada Conductor solo puede presentar una (1) contraoferta por Servicio.
• La Empresa no puede ofertar un precio inferior al setenta por ciento (70%) de la Tarifa Sugerida.
• Si la Empresa no toma una decisión en tres (3) minutos, el sistema seleccionará automáticamente la mejor oferta considerando precio y calificación del Conductor.
• El radio de búsqueda de Conductores inicia en quinientos (500) metros y se expande progresivamente cada sesenta (60) segundos hasta un máximo de dos mil quinientos (2.500) metros.

Cláusula 8. OTP y Confirmación de Entrega

Al confirmarse la asignación de un Conductor, WhaTrack genera un código OTP de seis (6) dígitos que se envía únicamente al Operador que solicitó el Servicio. El OTP es la prueba de entrega del sistema.

• El OTP se almacena hasheado (no en texto plano) en la base de datos.
• El Conductor debe solicitar y digitar el OTP al momento de la entrega.
• El Conductor dispone de un máximo de tres (3) intentos para validar el OTP. Tras el tercer intento fallido, el caso se escala a soporte.
• El OTP expira a las veinticuatro (24) horas o al cierre del Servicio, lo que ocurra primero.
• Sin OTP validado, el Servicio no puede pasar a estado ENTREGADO.
• Cualquier Operador autorizado puede solicitar el reenvío del OTP por WhatsApp.

Cláusula 9. Operadores Autorizados

El Admin de la Empresa puede designar Operadores autorizados para solicitar Servicios en nombre de la Empresa. Los Operadores se identifican por su número de WhatsApp personal.

• Responsabilidad: la Empresa asume plena responsabilidad por todas las acciones realizadas por sus Operadores en la Plataforma. Los Operadores NO requieren KYC individual; la Empresa responde por ellos.
• Límites: la cantidad máxima de Operadores está determinada por el plan de Membresía contratado (Starter: 2, Growth: 5, Enterprise: ilimitados).
• Gestión: el Admin puede agregar, remover y gestionar Operadores en cualquier momento a través del bot de WhatsApp o del panel web.

Cláusula 10. Sistema de Calificación y Reputación

Al cierre de cada Servicio, la Empresa y el Conductor pueden calificarse mutuamente con una puntuación de una (1) a cinco (5) estrellas. La calificación es opcional pero se solicita en cada cierre.

• El puntaje de reputación se calcula con base en las últimas cincuenta (50) calificaciones recibidas.
• Una Empresa con calificación promedio inferior a tres punto cinco (3.5) podrá recibir menor prioridad en la asignación de Conductores.
• Si una Empresa acumula tres (3) cancelaciones consecutivas de Servicios ya asignados, recibirá una penalización de veinticuatro (24) horas durante las cuales no podrá solicitar nuevos Servicios.

Cláusula 11. Limitación de Responsabilidad

11.1. WhaTrack, en su calidad de intermediario tecnológico, NO será responsable por:

• El contenido, naturaleza, estado, valor o cualquier aspecto de los paquetes o mercancías transportadas.
• Daños, pérdidas, hurtos, deterioro o cualquier perjuicio que sufra la mercancía durante el transporte.
• Retrasos en la recogida o entrega del envío.
• Incumplimientos del Conductor Independiente frente a la Empresa.
• Incumplimientos de la Empresa frente al Conductor Independiente.
• Accidentes de tránsito o cualquier siniestro que ocurra durante la prestación del Servicio.
• Conductas ilícitas de cualquiera de las partes.

11.2. En ningún caso la responsabilidad total de WhaTrack frente a la Empresa excederá el valor equivalente a tres (3) meses de Membresía pagados por la Empresa.

11.3. WhaTrack no garantiza la disponibilidad ininterrumpida de la Plataforma ni la existencia permanente de Conductores disponibles en la zona de cobertura.

Cláusula 12. Exclusión de Relación Laboral

12.1. La Empresa reconoce y acepta que los Conductores que ejecutan los Servicios son trabajadores independientes y autónomos, sin relación laboral, de subordinación o dependencia con WhaTrack ni con la Empresa.

12.2. WhaTrack no ejerce dirección, control, subordinación ni exclusividad sobre los Conductores.

12.3. El presente contrato de Afiliación no genera relación laboral, sociedad, joint venture, asociación o mandato entre WhaTrack y la Empresa.

12.4. Cada Conductor es responsable de sus propias obligaciones tributarias, de seguridad social y de riesgos laborales (ARL).

Cláusula 13. Propiedad Intelectual

Toda la tecnología, software, algoritmos, marcas, logotipos, diseños, contenido y demás elementos de propiedad intelectual de la Plataforma WhaTrack son y permanecerán siendo propiedad exclusiva de WhaTrack. La Empresa no adquiere ningún derecho de propiedad intelectual por el hecho de utilizar la Plataforma.

Cláusula 14. Suspensión y Terminación

14.1. Causales de suspensión

• Morosidad en el pago de la Membresía (tras 3 reintentos fallidos de cobro).
• Documentos de KYC vencidos o no renovados oportunamente.
• Uso de la Plataforma para envíos ilegales o prohibidos.
• Calificación de reputación críticamente baja de forma sostenida.
• Solicitud de la autoridad competente.

14.2. Terminación por la Empresa

La Empresa puede dar por terminado el presente contrato en cualquier momento, sin penalidad, mediante solicitud al bot de WhatsApp (comando /eliminar-cuenta) o por correo a whatrack@desarrollandoando.com. La terminación será efectiva al cierre del ciclo de facturación vigente.

14.3. Terminación por WhaTrack

WhaTrack puede dar por terminado el contrato de forma unilateral en caso de: incumplimiento grave de los presentes Términos, uso fraudulento o ilícito de la Plataforma, cancelación definitiva del KYC, o inclusión de la Empresa o su representante legal en listas OFAC, PEP, ONU u otras listas de prevención de lavado de activos.

14.4. Efectos de la terminación

A la terminación del contrato: (a) se desactivará la cuenta de la Empresa y de todos sus Operadores; (b) los Servicios en curso deberán completarse; (c) WhaTrack conservará los datos según lo dispuesto en la Política de Tratamiento de Datos Personales y la legislación aplicable.

Cláusula 15. PQRS, Incidencias y Disputas

15.1. Canales de atención

• Bot de WhatsApp: comandos /incidencia, /disputa, /reportar.
• Correo electrónico: whatrack@desarrollandoando.com.

15.2. Tiempos de respuesta

WhaTrack responderá las PQRS formales en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción, conforme a lo dispuesto en la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor).

Cláusula 16. Protección de Datos Personales

El tratamiento de datos personales de la Empresa, su representante legal y sus Operadores se regirá por la Política de Tratamiento de Datos Personales de WhaTrack y por la Autorización Expresa de Tratamiento de Datos aceptada durante el onboarding.

Cláusula 17. Prevención de Lavado de Activos

La Empresa declara y garantiza que:

• Los recursos utilizados para el pago de la Membresía provienen de actividades lícitas.
• Ni la Empresa, ni su representante legal, ni sus socios se encuentran incluidos en listas OFAC, PEP, ONU u otras listas de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
• En caso de que la Empresa o alguno de sus representantes sean incluidos en dichas listas, WhaTrack podrá terminar el contrato de forma inmediata sin previo aviso y sin lugar a indemnización.

Cláusula 18. Modificaciones

WhaTrack se reserva el derecho de modificar los presentes Términos de Afiliación. Las modificaciones serán notificadas a la Empresa con un aviso previo mínimo de quince (15) días calendario a través de WhatsApp y/o correo electrónico. El uso continuado de la Plataforma después de la entrada en vigencia de las modificaciones constituye aceptación.

Cláusula 19. Ley Aplicable y Resolución de Controversias

19.1. El presente contrato se rige por las leyes de la República de Colombia.

19.2. Las controversias se resolverán en primera instancia mediante negociación directa. Si no se alcanza un acuerdo en treinta (30) días calendario, las partes podrán acudir a mecanismos alternativos de solución de conflictos (conciliación o arbitraje) o a la jurisdicción ordinaria competente.

19.3. Nada en el presente contrato limita los derechos que la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) otorgue a la Empresa.

Cláusula 20. Disposiciones Finales

20.1. Acuerdo completo. Los presentes Términos, junto con los Términos y Condiciones Generales, la Política de Tratamiento de Datos Personales y la Autorización Expresa de Datos, constituyen el acuerdo completo entre las partes.

20.2. Divisibilidad. Si alguna cláusula fuere declarada nula o ineficaz, las demás conservarán plena validez.

20.3. Cesión. La Empresa no podrá ceder ni transferir los derechos u obligaciones sin el consentimiento previo de WhaTrack.

20.4. No renuncia. La falta de ejercicio de un derecho no constituirá renuncia al mismo.

20.5. Comunicaciones. Las notificaciones se realizarán por WhatsApp o correo electrónico, con validez conforme a la Ley 527 de 1999.

20.6. Vigencia. El presente contrato entra en vigencia desde la fecha de aceptación electrónica y permanece vigente mientras la Empresa mantenga su afiliación activa en la Plataforma.

Última actualización: junio de 2026 — Versión 1.0